Tomar decisiones en el camino puede incluso funcionar. Pero la verdad es que, sin planificación , la probabilidad de que su empresa aproveche cada oportunidad que pueda, o logre resultados aún mejores, se reduce considerablemente.
Muy importante para la credibilidad , posicionamiento y reconocimiento de la empresa en el mercado y en la captación de nuevos clientes , es un plan de comunicación que puede marcar la diferencia. Sin embargo, es necesario saber cómo hacer un buen plan en esta área.
En este post aprenderás el concepto de comunicación , cómo funciona en las empresas, la importancia de la coherencia y cómo planificar tu negocio. ¡¿Vamos allá?!
Qué es comunicación
La comunicación, según Chiavenato, es el intercambio de información entre individuos y significa hacer común la información, constituyendo uno de los procesos fundamentales de la experiencia humana y de la organización social. Presente en la vida cotidiana de todos nosotros, tiene el objetivo de transmitir un mensaje a un receptor y es fundamental para el entendimiento familiar, profesional y social .
Fue la comunicación la que hizo posible la convivencia social, que puede expresarse a través de la escritura , los gestos , el habla o incluso la postura y la forma de vestir . Toda actividad humana, para tener éxito, depende de la capacidad de las personas para interactuar entre sí , algo esencial para las relaciones entre un grupo.
Con internet y las nuevas tecnologías , la comunicación ha evolucionado y ganado nuevos espacios . A día de hoy, sus posibilidades son mayores, como podemos comprobar con el uso de las redes sociales .
En las empresas, la comunicación es una herramienta estratégica muy importante para lograr diferentes objetivos , en los que comúnmente se utilizan videos , murales y correos electrónicos , por ejemplo, para la transmisión efectiva de un mensaje .
Es importante decir que la comunicación no siempre se origina en los niveles gerenciales de una empresa. El intercambio de información se da de varias formas, entre personas del mismo o de diferentes sectores y jerarquías.
Un ejemplo es el caso de industrias que integran a sus empleados en la semana inicial, a través de videos y reuniones, para presentar la empresa y sus normas , valores y otra información importante.
¿Por qué debe tener un plan de comunicación?
Tener un plan de comunicación no es solo un detalle: es una forma de asegurar que las estrategias de tu empresa seguirán una línea lógica, con acciones que hablen entre sí y que se lleven a cabo con un objetivo común, cooperando para un buen resultado . .
¡ Comprenda, a continuación, algunos de los beneficios de invertir en planificación !
Aumenta la previsibilidad
Una de las ventajas de la planificación de la comunicación es una mayor previsibilidad . Esto se debe a que dentro de él existe un cronograma de acción , el cual sirve como guía para tu equipo. Este cronograma debe seguirse para garantizar que el plan se ejecute de manera magistral.
Por lo tanto, es posible predecir cuáles serán las acciones en las próximas semanas y planificar para entregar todo lo que está pendiente en este período, evitando demoras y asegurando un buen desempeño .
Organizar las rutinas de la empresa.
Sin duda, el plan de comunicación también ayuda a organizar las rutinas de la empresa . Con esta planificación , sabrá mejor qué se debe hacer, cuándo se debe entregar y qué tipo de resultados esperar de cada una de las acciones que se están realizando.
Esto permitirá que tu equipo no se pierda en el día a día: tendrá un plan de acción preestablecido.
Aumente su conocimiento del mercado
Un plan de comunicación bien diseñado puede traer grandes beneficios a la empresa, y aumentar el conocimiento del mercado es uno de ellos.
Esto sucede porque, para poder elaborar el plan, necesitas estudiar tu mercado y profundizar cada vez más en el conocimiento del público .
Y, por supuesto, cuanto más conozcas a tu audiencia y tu mercado, más preparado estarás para conquistar aún más espacio .
Además, es posible tener una visión diferenciada y anticipada de las nuevas tendencias : si se trabaja con una buena empresa de comunicación colaboradora, es posible descubrir las novedades en comunicación y relación con el cliente y, a partir de ahí, desarrollar estrategias diferenciadas para sus clientes. negocio.
Aclare su diferenciador competitivo
La planificación de la comunicación le permitirá esclarecer su ventaja competitiva a través de un estudio en profundidad de su empresa, su posicionamiento, sus productos y servicios, los consumidores y, sobre todo, su competencia.
Cuanto más claro sea tu diferencial competitivo, mayores serán las posibilidades de que puedas crear una comunicación, basada en argumentos de venta suficientemente claros y convincentes , presentando los beneficios reales de lo que ofreces a tu audiencia.
Los pasos para construir un plan de comunicación
Al crear un plan bien estructurado , su empresa podrá comunicarse de manera más efectiva y lograr sus objetivos. Entendamos lo que se necesita para esto.
1. Estudia el mercado y tu empresa
Lo primero que debe hacer es comprender la situación actual de su empresa y el mercado en el que opera. Comience describiendo lo que hace su empresa y cómo se lleva a cabo la comunicación . ¿Qué funciona bien? ¿Qué necesita mejorar?
También analice situaciones políticas , económicas , sociales y tecnológicas , ya que estos son aspectos que pueden afectar su negocio tanto positiva como negativamente. Analizar la matriz conocida como DAFO (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) es fundamental para entender tu nivel de competitividad en el mercado y dónde debe estar el foco .
2. Entiende la realidad de tu negocio
Entender la realidad de tu empresa y su posicionamiento es fundamental para desentrañar un plan de comunicación efectivo para tu negocio. Para realizar este estudio es interesante realizar una auditoría y conocer en qué etapa se encuentra la empresa, y si existe algún plan de comunicación en este momento.
Este es el momento de evaluar cómo está tu empresa en el mercado, cuáles han sido tus aciertos y errores en los últimos meses, y mucho más. Para ello, lo ideal es:
- realizar encuestas internas y grupos focales;
- fomente una reunión de lluvia de ideas con su equipo de comunicación;
- recopilar información de interés de otras áreas de la empresa para analizar cómo va la comunicación interna y la percepción de sus empleados sobre la institución.
3. Analiza a tu competencia y a tu audiencia
Además de comprender su negocio y su mercado, también es fundamental monitorear a su competencia y averiguar qué están haciendo.
Por tanto, analice el comportamiento de aquellas empresas que compiten por los mismos consumidores, y enumere cuáles son las mejores y peores prácticas llevadas a cabo por las mismas. Evaluar cómo aprender de cada una de estas acciones.
No olvides monitorear también el comportamiento de tu audiencia : mira cómo se comportan los clientes, si son leales, cómo son sus hábitos de compra y si tienen dudas y preguntas comunes a ellos en el día a día.
Para ello, es interesante incorporarse al equipo de ventas y servicio, y seguir la rutina de estos equipos para conocer cómo se relaciona tu consumidor con tu negocio.
4. Ten en cuenta los objetivos de la empresa
¿No sería extraño que el dependiente de una tienda utilizara los términos técnicos y la formalidad de un abogado? Cualquiera que trate directamente con el público necesita una comunicación clara , cercana y amable. Los clientes atendidos por este asistente sin duda se confundirían por los términos desconocidos y estarían insatisfechos por no poder comunicarse.
Para las organizaciones , funciona de manera similar. La comunicación es una de las áreas que más necesita estar alineada con el conjunto de la empresa. Tiene que estar en armonía con su identidad y su posicionamiento.
Además, debe estar principalmente en línea con sus objetivos . ¿Qué busca tu empresa? ¿ Más visibilidad ? Solo obtendrá buenos resultados si sabe qué resultados espera y, en consecuencia, cómo llegar allí.
Asegúrese de crear un vínculo entre los objetivos de su organización y sus estrategias de comunicación
5. Contar con un equipo especializado
La comunicación es una actividad clave de la empresa. Es el guardián de la imagen , la reputación y la credibilidad . Por lo tanto, debe estar en manos de profesionales que no solo sepan cómo llevarlo a cabo de manera responsable , sino que también sean capaces de generar resultados a partir de él.
Aquí vienen los objetivos mencionados anteriormente: ¿qué espera lograr su empresa con la comunicación ? Los profesionales especializados deben poder utilizar las herramientas disponibles de la mejor manera para llegar allí.
6. Establece un presupuesto
El presupuesto dependerá mucho de tu estrategia . Si se basa fundamentalmente en la web , los costos tienden a ser más asequibles . Los anuncios en la televisión , la radio y los medios impresos tienden a costar un poco más .
Por eso es tan importante planificar el uso de los canales y establecer un horario, como explicaremos en los siguientes puntos.
Sabiendo exactamente qué acciones realizarás durante el año, será más fácil establecer cuánto tendrás disponible para mantener los canales , el equipo de comunicación , la producción de contenidos y eventuales campañas de promoción y marketing .
Tenga cuidado de ser muy detallado y claro en esta parte, pero no olvide que el presupuesto también requiere cierta flexibilidad para eventos inesperados.
7. Comprende a tus audiencias
Necesitas tener una descripción de tus audiencias y cómo comunicarte con cada una de ellas – después de todo, la información que interesa a tu audiencia interna , como vacaciones colectivas y proyectos desarrollados, no son tan relevantes para tus consumidores .
Puedes crear una tabla con tus principales públicos , como políticos, socios, accionistas y clientes, e indicar qué tipo de tema interesa a cada uno.
8. Planifica el uso de tus canales
¿Qué canales oficiales utilizará la organización? ¿Cómo te comunicarás con ellos? ¿Relajado, más profesional, cercano o con cierta distancia del público? Una vez definida la forma en que se presentará la empresa, es necesario definir los canales.
Y eso, por supuesto, dependerá de dónde esté tu público objetivo : ¿son personas que usan mucho internet o que ven más la televisión ? Tenga cuidado de basar su elección en datos sólidos sobre la audiencia e invierta en los canales que más utilizan.
Es importante construir una identidad fuerte , fácil de reconocer y con un lenguaje estandarizado para cada canal, el cual debe ser seguido por todos en el equipo. Esta identidad no solo fortalecerá la imagen de su empresa ante el público, sino que también ayudará a mantenerla viva en su memoria.
Tener una identidad también contribuye a atraer y construir una relación con tu público objetivo.
9. Definir los mensajes y contenidos que se trabajarán
Para hacer un buen plan de comunicación es interesante establecer qué mensajes y contenidos va a difundir tu empresa .
Entiende, en primer lugar, qué tipos de contenido generan más interacción y compromiso con tu audiencia : temas, formatos, canales de comunicación y mucho más.
Con esto, es posible definir los mensajes que se utilizarán , los argumentos de venta y otros detalles. También será posible identificar cuál es el mejor idioma para trabajar en estos canales, en función de lo que se está consumiendo.
Estos ajustes serán esenciales para que pueda crear un plan de comunicación que entregue el mensaje correcto, de la manera correcta, a través de las plataformas más adecuadas .
10. Conoce a tu audiencia
Parece una obviedad, pero lamentablemente hay muchas empresas que no conocen realmente a su público objetivo . De hecho, existe una visión de una audiencia ideal a alcanzar, pero ¿es este ideal, de hecho, quién compra realmente en su negocio?
Analice los registros de ventas, siga al equipo comercial y descubra quién está comprando realmente en su empresa. Entender a tu audiencia te ayudará a entender cuáles son los dolores de tu cliente , los problemas que buscas solucionar con tu producto, los mejores argumentos de venta, las objeciones de compra más comunes y, a partir de ahí, estructurar mensajes que realmente conviertan.
11. Conoce tu producto
Conocer su producto también es necesario: identifique todos los beneficios y usos de los productos y servicios que comercializa su empresa. Además, plantea el diferencial competitivo de cada uno de estos elementos y observa cómo se diferencian de la competencia.
Cuanto más profundo sea sobre sus productos y servicios, mejores serán sus puntos de venta. Al analizar la competencia , analice también los productos de estas empresas: vea en qué se diferencian de los suyos y prepare una comunicación que refuerce los diferenciales de lo que está ofreciendo.
12. Ten un horario
Es posible que ya hayas notado la diferencia entre «Voy a empezar una dieta» y «Voy a empezar una dieta el lunes». Cuando fijamos fechas y plazos , creamos la sensación de urgencia, tan necesaria para poner en práctica nuestros planes.
Y esta es una de las razones por las que crear un cronograma es ventajoso para la empresa. Se asegura de que sus objetivos y metas se cumplan a tiempo y también evalúa posibles retrasos.
La línea de tiempo también es importante para guiar sus acciones y hacerlas estratégicas . Si tu empresa vende flores y sabes que se acerca el Día de la Madre, por ejemplo, lo ideal es iniciar con anticipación una campaña de comunicación , para que tu marca ya esté presente en la mente de los consumidores .
Y esto va para varios periodos que puede aprovechar la empresa: invierno o verano, Black Friday , vacaciones largas o fin de semana.
Trate de tener un plan a mediano plazo , alrededor de un año. Si bien es interesante tener una visión general de hacia dónde se dirige la empresa, también es importante tener la flexibilidad para mantenerse al día con los eventos imprevistos, las tendencias y otros trastornos que puedan surgir en el camino.
13. Prepárate para las crisis
Toda empresa se enfrenta a crisis de vez en cuando, en mayor o menor medida. Lo ideal es que tengas un plan de acción , tanto para esa denuncia de un cliente perjudicado como para crisis de prensa .
Planifique las respuestas a los problemas que puedan tener los clientes, esté preparado para emitir comunicaciones rápidas y efectivas en un momento de crisis más grave, y prepare a sus ejecutivos y otros empleados para hablar en nombre de la empresa , si es necesario.
Asimismo, mantener siempre una buena relación con la prensa y el público . Generar confianza a lo largo del tiempo es importante para estos momentos de estancamiento: es más probable que una empresa creíble lo haga mejor que una que está constantemente indecisa. ¡ La gestión de crisis también implica prevención !
14. Seguimiento de los resultados
¡De nada sirve tener un plan si no sabes cuáles han sido tus resultados ! Esté siempre al tanto de todos los datos a los que tiene acceso, desde la información de su sitio web en Google Analytics hasta los comentarios de los clientes en la tienda .
Para facilitar tu trabajo, trata de definir indicadores clave de rendimiento , los llamados KPIs . Como su nombre lo indica, son datos clave que reflejan si tus objetivos se están cumpliendo.
Si desea aumentar la audiencia de su sitio , la cantidad de visitas es un KPI , por ejemplo. Deben ser simples , fáciles de seguir e indispensables en la evaluación de resultados.
15. Agrega un paso de optimización
Después de realizar un seguimiento de los resultados de su plan de comunicación, debe crear un paso de optimización .
El plan de comunicación debe ser fluido y seguir las necesidades de la empresa : después de todo, con el análisis de datos y la comprensión de cómo está realizando cada una de sus acciones, es posible comprender cómo mejorar y hacer que los próximos pasos sean más exitosos y precisos.
Por lo tanto, no olvide reevaluar siempre la planificación y averiguar si hay puntos que se pueden transformar para ofrecer un resultado aún mejor, acercándose cada vez más a su objetivo de marketing.
Comprender la importancia de la comunicación integrada.
Para tener éxito , es vital que su empresa valore la consistencia , coherencia y continuidad de sus mensajes. La voz , el lenguaje y todos los elementos de comunicación deben seguir un patrón , con el fin de evitar dudas o desconfianza en la audiencia, independientemente del canal o tipo de contenido elegido.
Además de asegurar la uniformidad y lograr un objetivo mayor , posicionará de manera más efectiva su marca en el mercado, reducirá los gastos de retrabajo innecesarios , reducirá el estrés e incluso podrá reutilizar algunos materiales de diseño en diferentes medios.
Con una buena planificación de la comunicación, es posible que tengas cada vez más éxito en tus acciones de marketing .
Sin embargo, es necesario recordar que contar con una empresa especializada que ayude en este proceso es fundamental, porque es con experiencia y análisis estratégico que podrá comprender a su empresa, a su consumidor, a sus competidores y a su mercado.